Втілення ваших ідей у життя
через управління проєктами

Угору

Три ознаки (дійсно) професійного менеджера проєктів

Три ознаки (дійсно) професійного менеджера проєктів

1 лютого 2022

Чи можна бути професіоналом, не маючи сертифікатів? Звичайно, що можна. Так само, як і бути непрофесійним, навіть якщо твій профіль у Лінкедині обвішаний сертифікатами, ніби груди ветерана медалями у святковий день. Тим не менш, почувши що хтось – професіонал, ми навряд чи думаємо про сертифікати.

Ця стаття не про те, що отримавши сертифікат РМР, ти автоматично стаєш професіоналом. Ми також не будемо тут обговорювати кодекс етики PMI та професійну поведінку. Ми ставимо перед собою більш широку мету – розкрити поняття професійного менеджера з практичної точки зору. Давайте розглянемо, чим менеджер-професіонал відрізняється від спеціаліста, а також які навички необхідно розвити, щоб стати справжнім майстром своєї справи.

Який образ виникає у нашій уяві, коли про когось кажуть “він професіонал своєї справи”? У нашій культурі поняття професіоналізму інколи помилково визначають як достатньо вузьку функціональну компетентність.

Спеціаліст може чудово розумітися на певній галузі та ефективно вирішувати пов’язані з нею задачі. Однак він орієнтується лише на предмет своєї роботи і наявний набір інструментів та навичок. У випадку, якщо рішення проблеми знаходиться поза його компетенцією, він делегує таке питання іншому співробітнику або повідомляє керівництву про необхідність змінити виконавця.

Професіонал навпаки шукає вихід із ситуації, яка склалася, різними шляхами та способами, які інколи виходять за межі його безпосередньої діяльності, тобто спеціалізації. Професіонал розглядає проблему більш широко: «що потрібно зробити, щоб знайти рішення?», не спираючись лише на те, що відомо та доступно у вузькій галузі його спеціалізації.

Наприклад, юрист-професіонал повинен не лише добре розумітися на юридичних питаннях, але і вміти грамотно вести комунікацію, спираючись на принципи ефективних перемовин з людьми. Йому також знадобиться уміння самоорганізовуватися, стресостійкість та цілеспрямованість.

Ніхто не буде заперечувати, що успіх проєкту у великій мірі залежить від роботи проєктного менеджера, його компетентності та навичок.

Проєктному менеджеру, який хоче стати професіоналом у своїй справі, необхідно знати, як керувати проєктами з різними підходами до розробки продукту (predictive, agile, hybrid) та бути у курсі останніх тенденцій управління проєктами. До того ж не менш важливо вміти працювати з людьми у команді, наявність управлінської компетентності, а також розуміння бізнес-контексту проєкту. Це потрібно для того, щоб спиратися не лише на власний досвід або отримані раніше знання, організовуючи конкретний проєкт та прораховуючи можливий розвиток подій на різних етапах його реалізації, а й брати до уваги хороші практики, досвід інших компаній та проєктів, прислухатися до думки стейкголдерів і дійсно бути здатним розуміти їх потреби. Чим ширший твій кругозір, тим більшу кількість варіантів вирішення проблеми ти зможеш знати.

Риса №1: широта мислення при пошуку рішення проблеми.

У процесі пошуку рішення та виходу зі складних ситуацій (затримки виконання робіт, зривів термінів постачання компонентів, конфліктів, тощо) менеджер проєктів отримує якісний цінний досвід, заснований на його власному переосмисленні обставин, що склалися, та пошуку відповідей для рішення задач, стаючи, таким чином, все більш професійним.

Риса №2: досвід у вирішенні проблем. Досвід, як то кажуть, не проп’єш.

Навчившись вирішувати проблеми,які заважають проєкту, професіонал ставить собі більш стратегічні питання: як попередити повторне виникнення проблеми, як покращити якість роботи, як зменшити витрати часу для проведення необхідних робіт, чи вистачить ресурсів для успішної розробки проєкту та досягнення стратегічних цілей компанії у майбутньому. Чим більшу кількість способів рішення може запропонувати проєктний менеджер, тим більш професійним його можна назвати.

Риса №3: вміння виявляти можливості для покращення та попереджувати виникнення проблем.

Можемо зробити висновок: професійний менеджер проєктів - це досвідчений менеджер, який вміє керувати проєктом і вирішувати його проблеми найбільш ефективним способом, виходячи за рамки власної спеціалізації.

Швидше за все, ви знаєте про ефект вуличного ліхтаря (він прийшов до нас з анекдоту про пошук втрачених ключів там, де світло, а не там, де темно, хоча відомо, що їх було загублено там, де темно). У нашому випадку, світло під ліхтарем – це метафора вузької спеціалізації, тобто теми, на якій людина чудово розуміється. Темінь – це метафора невідомості або галузі, у якій людина почуває невпевненість або не має достатньо знань, досвіду, тощо.

Наприклад, якщо менеджер з технічною освітою є професіоналом, для вирішення проблеми він розгляне проблему не лише з технічної точки зору, а й врахує людський фактор, а також подумає про причини та можливості у бізнес-середовищі проєкту. Або навпаки, якщо якийсь менеджер буде не в змозі проявити відповідний рівень професіоналізму, він буде зациклюватися на пошуку вирішення проблеми шляхом особистісних відносин з командою та іншими стейкголдерами або на передачі надто оптимістичної інформації, не приділивши достатньо уваги технічним аспектам. У результаті він «потоне» ще на першому технічному запитанні у бесіді з достатньо освіченим стейкголдером.

Чи означає це, що спеціалізація для менеджера проєкту не важлива? Ні, не означає. Знання у галузі продукту або у технології, що використовується для нього, забезпечують добру вірогідність того, що менеджер зможе вирішувати проблеми проєкту. Однак, не обов’язково такі рішення будуть найбільш ефективними. За наявності необхідної сміливості та допитливості, спеціаліст також буде намагатися вийти за рамки своєї спеціалізації. Однак саме вміння оцінити варіанти та виконати завдання найбільш ефективним з можливих способом, - це і є ознака професіоналізму.

Наведемо такий приклад: у середині спринта до вас приходить замовник і вимагає додати у беклог спринта важливу фічу. Ви розумієте, що команда не встигне зробити це, з урахуванням об’єму роботи, що залишилася. Якими будуть ваші дії?

На багатьох курсах з управління проєктами або різних фреймворків можна дізнатись про добрі, але чорно-білі настанови: ось це слід робити, а це – не слід. Ми знаємо, що не слід перевантажувати команду, однак недобре і відмовляти клієнту. Тому зазвичай рекомендують використовувати пріоритети у беклозі: взяти важливу фічу у спринт, але домовитися з замовником про виключення з нього якоїсь менш важливої приблизно рівноцінної фічі.

Але наше життя таке багатофакторне: а раптом замовник не забажає нічого виключати, або у беклозі немає рівноцінної фічі для виключення, і при цьому ви вже третій спринт поспіль не можете з командою доробити якийсь важливий функціонал, команда підгоріла, а замовник починає сердитися. Ви не знайдете відповідь для рішення цієї проблеми в чорно-білих настановах, тому що її вирішення знаходиться за межами будь-якого фреймворку розробки продукту або одного процесу управління проєктом.

Для професіонала такий розвиток подій – це початок для діалогу, у якому він висуне питання не лише технічного характеру (деталізувати вимоги, продумати з командою дизайн, оцінити роботу тощо), він піде далі – намагатиметься дізнатися про мотиви замовника та бізнес-причини, що стоять поза його проханням. Він проаналізує події останніх тижнів, продумає тактику бесіди як з замовником, так і з командою.

У цієї задачі є багато варіантів вирішення, однак мета одна: створювати цінність найбільш ефективним способом.Можливо, доведеться погодитися з замовником, однак спростити вимоги або підключити до роботи додатковий ресурс… Стоп… читаючи це речення, у вас почали виникати думки «так не можна, це неправильно»? (це знижує командну динаміку, може займати багато часу, знизить якість, тощо…). Повернемося до твердження вище: професіонал розглядає проблему більш широко: «що потрібно зробити, щоб знайти її рішення?»

Професіонал зрозуміє, що це не проблема включення фічі у спринт, це проблема довіри, а також нова можливість для розвитку проєкту та відносин з клієнтом, росту команди. І тут головне – збудувати комунікацію з клієнтом та командою так, щоб підтримувати та розвивати подальшу довіру між ними.

Отже, які риси повинен мати проєктний менеджер, щоб стати професіоналом?

  • Хороша технічна підготовка – мати достатні знання у галузі проєкту, а також розуміти логіку принципів та доменів управління проєктом. У протилежному випадку менеджер не зможе ефективно спланувати роботу у проєкті, здобути довіру команди та інших стейкголдерів, і буде не в змозі вибудувати грамотну комунікацію з клієнтом.
  • Комунікативні навички – вміти налаштовувати людей до спілкування та скеровувати їх до конструктивного діалогу, чітко формулювати свої думки та задачі проєкту, визначати інформацію, релевантну для різних груп стейкголдерів.
  • Навички роботи у команді – бути лідером, який вміє мотивувати членів команди на ефективну роботу, цінну для замовника. Так, професіонал об’єктивно та справедливо ставиться не лише до команди проєкту, а й до замовника. Він підтримує регулярний зв’язок із клієнтом (звіти, питання, зворотній зв’язок), залучаючи його у проєкт і тим самим забезпечуючи йому прозорість, передбачуваність та стабільність щодо виконуваних робіт.
  • Вміння правильно вести перемовини – вміти добре артикулювати та продавати свої ідеї стейкголдерам. Тут стане у нагоді природня або розвинена харизма, вміння підтримувати ділове спілкування та володіння техніками переконання.
  • Вміння мислити стратегічно та наявність критичного мислення – професіонал розуміє, що будь-який проєкт може опинитися під загрозою зриву або незапланованих змін. Він заздалегідь продумує, які підводні камені можуть очікувати проєкт, та наперед розробляє з стейкголдерами стратегію їх подолання. Менеджер, що має критичне мислення, уважно вислухає та проаналізує пропозиції команді по проєкту, однак підкаже їй перевірити факти, порівняти альтернативні варіанти та прийняти рішення, засноване на системному розгляді питання.
  • Адаптивність – вміння відслідковувати ситуацію у середовищі проєкту та підлаштувати його виконання до умов, що змінюються, тримаючи у голові найважливіший орієнтир – цінність проєкту та задоволення стейкголдерів.

Складаючи план розвитку навичок, можна також орієнтуватися на «трикутник талантів (PMI Talent Triangle)» - модель, що була розроблена майже десять років тому в Інституті Управління Проєктами (PMI) для визначення переліку найбільш важливих та рекомендованих навичок для практиків проєктного управління. Ця модель складається з 3-х груп навичок:

  1. Технічне управління проєктами – знання, навички та поведінкові патерни, які мають відношення до конкретних галузей управління проектом, програмою чи портфелем.
  2. Лідерство – знання, вміння та навички, необхідні для ефективного управління людьми з метою контролю, мотивації, скеровування команди у певному напрямку, щоб допомогти організації досягти своїх стратегічних цілей.
  3. Стратегічне управління та управління бізнесом – знання та досвід у галузі організації, які підвищують продуктивність і покращують результати бізнесу.

PMI рекомендує намагатися досягти балансу між всіма трьома групами навичок, а також тримати руку на пульсі світових тенденцій, бути гнучким та адаптивним у своїх методах ведення проєктів, щоб стати більш ефективним проєктним менеджером.

Тепер повернемося до сертифікації. До січня 2021 року іспит на отримання сертифікату РМР® був в основному спрямований на перевірку технічних знань, тобто знання процесів з PMBOK Guide, хоча питання і мали ситуаційний характер. Вже минув рік, як структура питань досить змінилася: від розуміння входів, виходів, методів та інструментів процесів у предиктивному середовищі до більш системної оцінки технічних навичок (по суті це ті ж самі процеси, однак без необхідності завчати входи/виходи), навичок роботи з людьми та знання бізнес-контексту проєктів. Було додано багато запитань щодо гнучких практик, і самі питання стали більш системними та менш вигадливими. Тобто перевіряють вже не знання глибини технічних нюансів, а широку та гнучкість мислення менеджера.

Така зміна у програмі РМР® іспиту слугує ще одним підтвердженням на користь того, що на сучасному мінливому та нестабільному світовому ринку знань суто технічного управління проєктами стає недостатньо. Компанії та організації шукають менеджерів, компетенції яких виходять за рамки безпосереднього менеджменту проєктів, такі як лідерство та навички ведення бізнесу, щоб допомогти досягати амбітних стратегічних цілей організації.

Отже, можна зробити висновок, що в сучасних реаліях наявність сертифікату РМР® - це хороший показник того, що його власник має навички, які виходять за рамки його спеціалізації, і, відповідно, у своєму проєкті він буде прагнути відшукати вирішення проблем найбільш ефективним способом.

Протягом 20 років кілька тисяч проєктних менеджерів пройшли підготовку до РМР® сертифікації у компанії Спайдер Україна, яка є авторизованим провайдером PMI з навчання. Ми навчаємо на основі офіційних матеріалів, практичних вправ та тестових питань PMI, а також використовуємо власну багату та перевірену успішним досвідом базу навчальних матеріалів та тестових питань. З розкладом курсів підготовки можна ознайомитись у нашому календарі.

 

СПИСОК ДЖЕРЕЛ:

Усі дописи