Діагностика зрілості управління проєктами в 11 організаціях і програма розвитку, побудована на її результатах

Що було зроблено, коротко

INSTAR провів діагностику практик управління проєктами в 11 партнерських організаціях донора за власною методикою: п'ять рівнів зрілості, 11 доменів управління проєктами з ваговими коефіцієнтами. Спочатку швидкий зріз за анкетою, потім детальна перевірка за документами організацій. Кожна організація отримала індивідуальний звіт із сильними сторонами, зонами росту і рекомендаціями; донор отримав зведену картину портфеля з порівнянням із зовнішніми орієнтирами. На цих даних спроєктовано програму розвитку: адаптований онлайн-курс, навчання з управління проєктами, зустріч з обміну практиками між організаціями, менторські сесії для впровадження рекомендацій, для частини учасників підготовка до сертифікації PMP. Через кілька місяців заплановано повторний зріз за тими самими доменами.

Про клієнта

Замовник, один із найбільших українських донорських фондів, який розвиває спроможність громадянського суспільства та громад. У межах програми інституційного розвитку фонд працює з портфелем партнерських організацій різного профілю і масштабу: правозахисні, гуманітарні, освітні, медійні, дослідницькі, від невеликих команд до мереж із регіональними осередками. Спільна риса: майже вся діяльність іде через грантові проєкти від європейських і швейцарських донорів, і саме зрілість управління проєктами визначає, чи довірять їм наступне фінансування.

Бізнес-виклик

Донор хотів системно підвищити спроможність партнерів і бачити результат у цифрах. Для цього потрібна була чесна точка відліку: де кожна організація зараз, у чому саме слабкі місця, чим одна відрізняється від іншої, і що з цього має стати змістом навчання. Самооцінка за анкетою дає викривлену картину, бо організації часто переоцінюють себе або, навпаки, не знають, що їхні практики вже є практиками. Потрібна була методика, яка поєднує анкету з перевіркою документів, дає порівнянний бал і зрозуміла самим організаціям.

Конкретні потреби

• Єдина методика зрілості з рівнями і доменами, придатна для громадського сектору і порівнянна з іншими організаціями та комерційним сектором.
• Двоетапна діагностика: швидкий зріз за анкетою, потім детальна перевірка документів, які підтверджують або спростовують відповіді.
• Індивідуальний звіт для кожної організації і зведений для донора, з рекомендаціями, з яких можна одразу зібрати програму навчання.
• Захист конфіденційності: версія звіту для організацій без назв інших учасників.
• Програма розвитку, побудована на результатах: онлайн-курс, навчання, обмін практиками, менторинг, сертифікація для тих, хто готовий.
• Можливість повторити вимір і показати динаміку.

Що було зроблено

Крок 1. Налаштування методики під запит. Модель зрілості INSTAR: п'ять рівнів, від усвідомлення практик до постійної оптимізації, і 11 доменів: модель керування та інтеграція, стейкхолдери, комунікації, обсяг, розклад, фінанси, якість, команда, ризики, закупівлі, моніторинг та оцінка результатів. Для кожного рівня описано ознаки: як застосовуються практики, чи задокументовані процеси, яка дисципліна їх дотримання, від чого залежить успіх проєкту, як керівництво бачить статус.

Крок 2. Швидкий зріз. Анкета з 28 питань із варіантами відповідей і полями для коментарів, заповнена всіма 11 організаціями.

Крок 3. Детальна діагностика. Понад 100 документів від організацій: політики, положення, плани, бюджети, реєстри ризиків, звіти, чек-листи. Кожна відповідь анкети перевірялась документами; оцінка за домен складалась із відповіді і підтвердження. Плюс аналіз відкритих джерел про організацію. Одна організація не надала документи і не увійшла до фінальної оцінки.

Крок 4. Звіти. Індивідуальний звіт для кожної організації: профіль по доменах, рівень, сильні сторони, зони росту, рекомендації. Зведений звіт для донора: картина портфеля по доменах, порівняння із зовнішніми орієнтирами, рекомендації щодо програми розвитку. Окрема версія для організацій, де інші учасники знеособлені.

Крок 5. Програма розвитку на основі даних. Зустріч з обміну практиками між організаціями. Адаптований онлайн-курс і навчання з управління проєктами, зміст яких зібрано з реальних прогалин портфеля. Менторські сесії для кожної організації одразу після оцінки, щоб розібрати свій звіт і почати впровадження. Підготовка кількох учасників до сертифікації PMP.

Крок 6. Наступний вимір. Повторна діагностика за тими самими доменами через кілька місяців, щоб показати динаміку кожної організації і портфеля.

Команда INSTAR: керівник проєкту і методолог, два консультанти-діагности, які потім стали менторами, адміністратор.

Бізнес-результат

• Точка відліку в цифрах. Кожна організація знає свій рівень зрілості за п'ятирівневою шкалою і профіль за 11 доменами; портфель у цілому на старті переважно на другому рівні, з розкидом від першого до третього. Донор бачить, як портфель співвідноситься із зовнішніми орієнтирами.
• Кожна організація отримала свої зони росту і рекомендації. Власний профіль і перелік того, що варто зробити першим. Деталі кожного звіту залишаються між організацією, донором і INSTAR.
• Навчання, зібране з даних. Зміст курсу, тренінгу і менторингу спирається на реальні прогалини портфеля. На менторських сесіях організації отримали детальні поради, як закрити свої зони ризику; типові приклади запитів: положення про управління проєктами, розподіл ролей, реєстр ризиків, детальний розклад, робота з субгрантером.
• Готовність до фінансування. Для організацій, які живуть на грантах, задокументована і виміряна зрілість управління проєктами прямо впливає на довіру донорів і шанси на наступні кошти. Кілька учасників пішли далі, до сертифікації PMP.
• Вимір, який можна повторити. Методика і звіти готові до другого зрізу, і саме він покаже, наскільки виросла зрілість кожної організації і портфеля в цілому.

Поговорімо?

Хочете виміряти зрілість управління проєктами у своїй організації або в портфелі партнерів і побудувати на цьому програму розвитку? Розкажіть про контекст, відповімо протягом двох робочих днів.