Як зрiлiсть управлiння проєктами та програмами пiдвищує шанси на отримання грантiв

Отримання грантiв вiд мiжнародних органiзацiй - це дуже конкурентний процес. Органiзацiї, що надають гранти, вимагають не лише iнновацiйних iдей, але й операцiйної надійностi. Добрий рівень зрiлості управлiння проєктами та програмами (PPM) вiдiграє важливу роль у переконаннi донорiв, що компанiя здатна ефективно досягати результатiв, забезпечуючи прозорiсть та пiдзвiтнiсть. Монiторинг та оцiнка (M&E), управлiння життєвим циклом програм/проєктiв та управлiння ризиками - це ключовi сфери, де має бути продемонстрована зрiлiсть, щоб максимально пiдвищити шанси на успiх. У цiй статтi описано, як органiзацiї можуть пiдвищувати свою зрiлiсть, запроваджувати необхiднi практики та вiдображати цi здібності в заявках на гранти, щоб пiдвищити свою репутацiю.

  Чому важлива зрiлiсть управлiння проєктами та програмами Думайте як донор: що для них важливо? Успiшнi заявки на гранти потребують змiни перспективи. Авторам заявок слід розглядати заявку з точки зору донора. Такi донори, як USAID, Європейська комiсiя та Свiтовий банк, акцентують увагу на таких аспектах:

Стратегічне узгодження: обирайте те, у чому ви найкращі Рекомендація: переконайтеся, що ви обираєте грант, який відповідає вашій місії та стратегії. Це означає, що ви маєте достатньо знань, досвіду та спроможності для виконання гранту, і що ви не лише здатні його реалізувати, але також можете поінформувати та проконсультувати відповідного донора щодо найкращого способу впровадити зміни в існуючому середовищі. Орієнтованість на результати: Чiтко окреслюйте вимiрюванi результати, що вiдповiдають мiсiї донора. Наприклад, UNDP часто оцiнює, наскiльки проєкти вiдповiдають Цiлям сталого розвитку (SDGs). Ефективнiсть i результативнiсть: Демонструйте, як ефективно будуть використовуватися кошти. Рекомендацiя: Добре деталізуйте бюджет у заявцi, щоб показати вартiсну результативнiсть без втрати якостi. Пiдзвiтнiсть та прозорiсть: Наявнiсть системи, що дозволяє детально вiдстежувати i звiтувати про використання коштiв. Рекомендацiя: Пояснiть, як ваша органiзацiя дотримується глобальних стандартiв, таких як принципи OECD-DAC, що акцентують увагу на пiдзвiтностi та ефективному розподiлi ресурсiв. Сталiсть: Наскiльки вплив результатів проєкту збережеться пiсля завершення перiоду фiнансування. Рекомендацiя: Включайте плани забезпечення сталостi результатiв в заявку. Уявiть собi, що мiжнародний донор оцiнює сотнi заявок на гранти. Що вiдрiзняє успiшних заявникiв? Окрiм яскравих iдей, вони демонструють:

Глибоке розуміння проблеми та обставин. Донори, особливо міжнародні, часто шукають місцевого досвіду. Тож сміливо показуйте, що у вас він є. Це також може означати, що ви здійснюєте регулярний моніторинг і контроль, збираєте дані, щоб показати реальний стан справ у сфері вашої роботи, і ділитеся ними з донорами для підтримки прийняття рішень. Систематичну реалiзацiю проєктiв: Чiтко структурованi життєвi цикли забезпечують ефективне планування, виконання та монiторинг проєктiв i програм. Ретельний монiторинг та оцiнку: Здатнiсть вiдстежувати прогрес, вимiрювати результати та адаптуватися до змiн. Ефективне управлiння ризиками: Проактивне виявлення та пом’якшення ризикiв для уникнення зриву планів. Цi якостi не лише надихають довiру, але й знижують ризики для донорiв, роблячи органiзацiї з високою зрiлiстю PM та PgM бiльш iмовiрними кандидатами на фiнансування.

 Ключовi практики для впровадження в органiзацiї Щоб пiдвищити зрiлiсть PPM i збiльшити шанси на отримання грантiв, органiзацiї мають зосередитися на впровадженнi таких практик:

1. Управлiння життєвим циклом програм/проєктiв Чiтко визначений життєвий цикл для програм i проєктiв забезпечує систематичне управлiння кожною фазою проєкту - вiд ініціації до завершення.

Встановлення чiткого життєвого циклу: Визначте фази проєкту, наприклад, ініціацію, планування, виконання та завершення. Кожна фаза повинна мати визначенi цiлi, результати та вiдповiдальних осiб, щоб забезпечити прозорiсть i послiдовнiсть. Демонстрацiя високої зрiлостi: НУО структуровано організувала COVID-19 проєкт у фази: оцiнка потреб, планування розподiлу вакцин, виконання, моніторинг результатів після надання вакцин. Така структура збiльшує шанси на своєчасне виконання. Демонстрацiя низької зрiлостi: Проєкт розвитку громади не мав чiтко визначених фаз i контролю досягнення фаз. Заявка була вiдхилена через розмитiсть бачення реалiзацiї проєкту, хоча iдея була чудова. Розробка комплексних політик: Полiтики та процедури для управлiння програмами та проєктами є сильною демонстрацiєю зрiлостi для донорiв. Такi політики мають окреслювати, як управляти ресурсами, залучати зацiкавлених сторiн та враховувати ризики на кожнiй фазi життєвого циклу. Демонстрацiя високої зрiлостi: Органiзацiя розробила посiбник з управлiння проєктами, адаптований до вимог донора, що забезпечило легке погодження заявки. Демонстрацiя низької зрiлостi: НУО покладалася на ад-хок процеси без документованих полiтик, через що не вдалося продемонструвати наявнiсть практик управлiння проєктами на рiвнi органiзацiї. Інвестуйте в навчання: Забезпечте операційний персонал навичками управління проєктами через тренінги або сертифікації, такі як CAPM, PMP або PRINCE2. Створення міцної основи знань і навичок гарантує, що команди зможуть адаптуватися до несподіваних викликів і відповідати очікуванням донорів. Демонстрація високої зрілості: Залучення до команди управління проєктами персоналу з професійними сертифікаціями або пройденим навчанням та згадування їх у заявці підвищує довіру донорів. Демонстрація низької зрілості: Некваліфікований персонал неправильно зрозумів вимоги донорів щодо звітності, що призвело до відхилення заявки. Використовуйте логічну рамку (LogFrame): Структуруйте цілі проєкту, результати, заходи та індикатори відповідно до очікувань донорів, таких як USAID або Європейська комісія. Це забезпечує як глибоке розуміння вимог донорів, так і специфіки некомерційного сектору, а також підвищує впевненість донорів у ваших можливостях. 2. Моніторинг та оцінка (M&E) Процеси та політики моніторингу та оцінки є ключовими для відстеження прогресу, демонстрації впливу, а також більш високої якості даних.

Визначення ключових показників ефективності (KPIs): Встановіть KPI для кожної активності проєкту. Наприклад, у проєкті розвитку сільського господарства KPI можуть включати кількість навчань для фермерів. Використання показників, що базуються на даних, допомагає забезпечити прозору підзвітність і сприяє адаптивному прийняттю рішень, коли виникають проблеми. Демонстрація високої зрілості: У проєкті з покращення водопостачання KPI використовували для вимірювання кількості функціонуючих свердловин та їхнього використання громадою, що підвищило довіру донорів. Демонстрація низької зрілості: Розмиті KPI, такі як "покращення доступу до води", демонструють невміння вимірювати результати та призведе до втрати довіри донорів. Часте звітування: Впровадьте регулярну звітність (наприклад, щомісячну або щоквартальну) та залучайте зацікавлені сторони до перегляду звітів. Часті оновлення відповідають очікуванням донорів щодо прозорості та дозволяють вчасно виявляти відхилення. Демонстрація високої зрілості: Детальний опис політик та практик моніторингу й оцінки з щотижневими перевірками якості даних і інформаційними панелями від НУО у сфері відновлюваної енергетики підтримували довіру донорів. Демонстрація низької зрілості: Повна залежність від вимог донорів щодо моніторингу без власної політики створила невизначеність і знизила довіру донорів. Використання технологій: Використовуйте автоматизцію для моніторингу та оцінки для збору, обробки та візуалізації даних. Це не лише підвищує ефективність, але й робить звітування більш переконливим для донорів, які цінують дані, що підкріплені доказами. Демонстрація високої зрілості: Гуманітарний проєкт згадував використання інформаційних панелей Power BI для надання звітів, що справило позитивне враження на донорів. Демонстрація низької зрілості: Використання таблиць Excel, які оновлюються вручну, створює ризик помилок у звітах. Обов’язково тоді опишіть, як ви плануєте перевіряти якість даних. Механізми перевірки: Проводьте незалежні оцінки для підтвердження звітних результатів, що підвищує довіру та демонструє прихильність до прозорості. Наприклад, у проєктах, що фінансуються GIZ або UNDP, часто потрібні сторонні оцінки для підтвердження результатів. Демонстрація високої зрілості: У заявці описано нещодавно успішний проєкт, де було залучено незалежного оцінювача, який підтвердив метрики успіху, підвищивши довіру. Демонстрація низької зрілості: У заявці описані лише самостійні оцінки, які не були об’єктивними, що викликало питання щодо прозорості з боку донорів. Використання даних та навчання на досвіді: переконайтеся, що ви вчитеся на своєму досвіді. Підсумкові зустічі, на яких ви збираєте вивчені уроки, проводяться наприкінці кожного проєкту чи етапу, вони зберігаються в сховищі. Переконайтеся, що ви та ваша команда знаєте, де можна знайти дані з попередніх проектів. Легкий доступ до цих даних допомагає не тільки ефективніше заповнювати будь-яку заявку, але й покращити ваші експертні знання в галузі, у якій ви працюєте. Якщо можливо, також бажано моніторити відповідні дані поза проєктами і програмами - будь-які довгострокові результати вашої попередньої діяльності або інформація про поточний стан речей у вашій галузі допомагає перевірити робочі гіпотези та підтримати прийняття рішень. Це дозволить вам продемонструвати свій досвід і краще підготувати грантові заявки. Демонстрація високої зрілості: У заявці є обґрунтування найкращого способу досягнення цілей, коротко- та довгострокових результатів на основі даних і уроків, отриманих під час попередніх проєктів та/або постійного моніторингу стану речей у вашій сфері та/чи регіоні. Демонстрація низької зрілості: Жодного правдоподібного обґрунтування запропонованого способу дії не було включено до заявки, оскільки менеджер попереднього схожого проєкту звільнився із усіма даними по проєкту на своєму комп’ютері та всіма засвоєними уроками в своїй голові. 3. Управління ризиками Надійна практика управління ризиками допомагає мінімізувати збої та вселяє впевненість донорів.

Ідентифікація та пом’якшення ризиків: Регулярно оцінюйте операційні ризики, такі як перевитрата бюджету або затримки, супротив стейхолдерів, тощо. Інструменти, такі як реєстр ризиків, матриця ймовірності та впливу ризиків, SWOT-аналіз, структура розподілу ризиків, та політика управління ризиками забезпечують структурований підхід до ефективної ідентифікації та вирішення ризиків. Розробляйте плани дій для виявлених ризиків. Наприклад, резервні фонди можуть допомогти впоратися з фінансовими ризиками, тоді як альтернативні плани для затриманих заходів забезпечують безперервність проєкту. Структуровані плани резервів гарантують, що проєкти залишатимуться стійкими в нестабільних умовах. Демонстрація високої зрілості: У проєкті продовольчої безпеки було надано детальний реєстр ризиків, у т.ч. було описано ризики в ланцюжку постачання, визначено їх пріоритетність, розроблено альтернативні плани постачання та інші реалістичні стратегії, а також призначено відповідальних осіб за управління ризиками. Демонстрація низької зрілості: Ризики були описані на загальному рівні без структури та чіткого їх усвідомлення, що викликало сумніви донорів. Призначення відповідального персоналу: Призначайте відповідальних за управління ризиками, які будуть контролювати всі пов’язані з ризиками заходи. Ця роль підсилює підзвітність і забезпечує постійну увагу до управління ризиками в організації. Демонстрація високої зрілості: Запровадження посади офіцера з управління ризиками у великомасштабному освітньому проєкті ефективно знизило ризики низької відвідуваності курсів. Демонстрація низької зрілості: Відсутність призначених відповідальних осіб за критичні ризики викликало занепокоєння донорів.  Шлях до успіху в отриманні грантів Добра зрілість управління проєктами та програмами (PPM) - це не просто пункт у заявці на грант, а вагома конкурентна перевага. Зосередившись на управлінні життєвим циклом, моніторингу та оцінці, а також управлінні ризиками, організації можуть:

Зміцнити довіру донорів. Забезпечити значущі результати. Отримати довгострокові можливості фінансування. Шлях до зрілості вимагає послідовних зусиль, навчання та впровадження процесів. Але результати того варті: це не лише підвищення успішності заявок на гранти, але й здатність створювати значущий, сталий вплив.

Автори: Аліна Піддубна, Наталя Старинська