Власний застосунок для управління програмами та портфелем на Microsoft Power Platform

Що було зроблено, коротко

INSTAR спроєктував і впровадив для клієнта застосунок для програмних менеджерів і проєктного офісу на базі Microsoft Power Platform: Power Apps і Dataverse як ядро, Power Automate і Dataflows для синхронізації та бізнес-логіки, Power BI для управлінських дашбордів, усе в хмарі Azure організації. У системі ведуть облік програм, структуру програм за компонентами, дорожні карти, ключових стейкхолдерів, ризики; звітність збирається з даних автоматично. Три середовища, посилена рольова модель, інструкції для користувачів і адміністраторів. Впровадження зайняло близько пів року, від проєктування до передачі адміністрування ІТ-підрозділу клієнта.

Про клієнта

Українська компанія на 150 працівників, яка впроваджує послуги цифровізації по всій країні. Проєктна організація: десятки паралельних програм і проєктів у тематичних кластерах, кілька замовників з різними вимогами до звітності, власний проєктний офіс, регулярний портфельний комітет і наглядова рада. Корпоративна система управління проєктами вже описана в положенні, тепер їй потрібен був робочий інструмент.

Бізнес-виклик

Звітність для керівництва, замовників і наглядової ради була наративною: текст плюс фінансові показники. Даних про виконання програм було мало, вони жили в окремих файлах у різних людей, і зібрати картину «де ми зараз по обсягу, строках і ризиках» означало кілька днів ручної роботи перед кожним засіданням. Ризики фіксували нерегулярно, дати контрольних точок ніхто не відстежував системно. Стандартні інструменти Microsoft для планування вже використовували, але вони давали дані на рівні задач, без рівня програми і портфеля, з обмеженнями за доступами і зі стандартними таблицями, які не витримували потрібних обсягів і логіки.

Конкретні потреби

• Один застосунок для програмних менеджерів, координаторів, менеджерів проєктів і проєктного офісу, де видно всю програму: компоненти, проєкти, дорожню карту, стейкхолдерів, ризики.
• Дані підтягуються з операційного планування, яке команди вже ведуть, без подвійного вводу.
• Управління ризиками з автоматичними сповіщеннями: новий ризик, зміна ризику, дати, що наближаються або прострочені.
• Рольова модель під реальну структуру: хто бачить лише свої проєкти, хто програму з підпрограмами, хто весь портфель без права редагування.
• Окремі середовища для розробки, тестування і продуктивної роботи.
• Управлінські дашборди на Power BI: здоров''я програм, статуси, дорожні карти, ризики; окремо операційні ризики компанії і ризики по кожній програмі.
• Документація для користувачів і для адміністраторів: доступи, безпека, бекапи, аудит, порядок передачі адміністрування.

Що було зроблено

Крок 1. Підготовка людей. Спочатку навчання команд роботі з операційним плануванням у стандартних інструментах Microsoft, щоб з''явився потік первинних даних: проєкти, задачі, строки, відповідальні.

Крок 2. Архітектура даних. Три середовища: тестове для розробки і перевірки змін, операційне, де команди ведуть планування, і продуктивне, куди дані потрапляють автоматично щодня через Dataflows у кастомні таблиці-знімки, побудовані під потреби організації і без обмежень стандартних таблиць. Потік даних односторонній, продуктивне середовище стало єдиним джерелом правди для звітності.

Крок 3. Застосунок і логіка. Power Apps для програм, проєктів і ризиків; шість хмарних потоків Power Automate для збагачення даних, видимості записів за власником і сповіщень: email програмному менеджеру, менеджеру проєкту і проєктному офісу при додаванні або зміні ризику, щомісячні знімки ризиків для графіка вигорання ризиків. П''ять ролей безпеки з правами на рівні організації, підрозділу з дочірніми або лише власних записів, прив''язка до ієрархії підрозділів.

Крок 4. Дашборди. Power BI поверх продуктивного середовища: портфельний огляд, здоров''я і статуси програм, дорожні карти, ризики по програмах і операційні ризики компанії. Використовуються на портфельному комітеті кілька разів на рік, у звітності замовникам і наглядовій раді.

Крок 5. Передача. Три ітерації тестування з реальними користувачами, тестування ролей, інструкція користувача, регламент адміністратора (доступи, ролі, підрозділи, бекапи, аудит, відновлення, передача прав ІТ-підрозділу).

Команда INSTAR: архітектор рішення, консультант з тестування та впровадження, розробник Power Platform.

Бізнес-результат

• Перехід від наративних звітів до управління на основі даних. Замість тексту і фінансів керівництво бачить план і факт по дорожніх картах, реальне виконання обсягу робіт і оцінку ризиків: чи встигаємо, чи виконаємо обіцяний обсяг, чи досягнемо показників.
• Звітність збирається автоматично. Дашборди для портфельного комітету, наглядової ради і замовників оновлюються з даних автоматично.
• Ризики під контролем. Автоматичні сповіщення про нові й змінені ризики і про дати, що наближаються, плюс місячна історія ризиків для аналізу динаміки.
• Безпека і керованість. Три середовища, рольова модель під структуру організації, регламент доступів, бекапи й аудит, адміністрування передано ІТ-підрозділу клієнта.
• Основа для наступного кроку. Дані про програми, компоненти, стейкхолдерів і ризики накопичуються в одному місці. Це база стратегії data-driven management: автоматизація контролів, аналітика по портфелю, наступні застосунки на тій самій платформі.

Поговорімо?

Хочете перевести управління програмами і портфелем на дані у своєму середовищі Microsoft? Розкажіть про контекст, відповімо протягом двох робочих днів.